Helpt adequate communicatie bij het soepel verlopen van een fusie of overname?
Bij Bijl PR komen dagelijks vragen en opdrachten voorbij met betrekking tot onderwerpen die een grote rol spelen in de samenleving. Denk aan klimaat, energie, gezondheid en pensioen. Maar we werken ook aan opdrachten waar we minder over vertellen. Zo houden we ons ook frequent bezig met fusies en overnames. Vaak vertrouwelijk natuurlijk. Maar wel de moeite waard om iets over onze expertise op dit vlak te delen. Sophia en Marjoleine, eigenaren van Bijl PR, delen hun ervaring.
Geen dagelijkse kost
Er komt nogal wat op een bedrijf af bij een fusie of overname. Waar heb je mee te maken? Onderhandelingsrondes met verschillende partijen, juristen, details van de overeenkomst, standaardprocedures, mededing autoriteiten, ondernemingsraden etc. Kortom: een hele boel. Sophia legt uit: “Je krijgt te maken met heel veel partijen die je moet informeren, bijvoorbeeld toezichthouders als de ACM. Er zijn regels verbonden aan wanneer je die op de hoogte brengt. Het is taaie materie, waar je écht je tanden in moet zetten.” Marjoleine vult aan: “Ja, en voor beursgenoteerde ondernemingen zijn de regels nog strikter.” Sophia vervolgt: “In zo’n proces heeft de leiding of directie de handen vol aan alles wat bij een fusie of overname komt kijken, dan kan communicatie ondersneeuwen. Het goed voorbereiden en begeleiden van communicatie is uitermate essentieel.”
Lekscenario’s
Het is aan te raden om een grondig communicatieplan te schrijven met diverse fases: voor, tijdens en na. Maar, houd daarin altijd rekening met mogelijk lekken van de plannen. Er bestaat altijd een mogelijkheid dat het nieuws van de fusie of overname vroegtijdig naar buiten komt. Marjoleine geeft aan: “Een lek kan ook uit onverwachte hoek komen. Iemand hoeft maar zijn of haar laptop te openen in de trein waar het nieuwe logo zichtbaar is als achtergrond of er blijft per ongeluk een printje in de printer liggen die door een collega wordt gepakt. Dan is het nieuws al gelekt.”
Welke stappen neem je bij een lek? Hoe reageer je hierop? Wat als media vragen gaan stellen? Is je communicatie intern en extern op orde om direct en via alle kanalen te communiceren? Sophia vertelt: “Je wilt het liefst de regie hebben en houden op communicatie, maar als informatie lekt ben je dat even kwijt. Door alle mogelijke scenario’s voor te bereiden en bijbehorende uitgewerkte communicatiemiddelen klaar te hebben liggen, kun je die regie snel terugpakken en ervoor zorgen dat de boodschap die wilt overbrengen toch overkomt. Zorg er ook voor dat je die scenario’s constant aanscherpt en aanpast gedurende het proces.”
Gericht op de toekomst
En dan is het moment daar: de overname of fusie wordt bekend gemaakt! Tijdens het proces is er niets gelekt, dus je kan zelf het nieuws naar buiten brengen. Bedenk dan dat de eerste dag van de fusie of overname, ook de eerste dag van de toekomst én reputatie van het (nieuwe) bedrijf is. Neem alle stakeholders dus goed mee in je verhaal. Waar wil je naartoe? Wat gaat de overname of fusie je medewerkers brengen? Wat hebben klanten eraan?
“Per stakeholdergroep moet je bepalen wat je boodschap is en welke timing en middelen hierbij horen. Soms informeer je ze tegelijk, maar er zijn ook stakeholders die je juist één-op-één wil informeren. Wat dat betreft is geen enkele fusie of overname hetzelfde. Het vraagt altijd om maatwerk”, aldus Marjoleine. Sophia vult aan: “En vergeet je medewerkers niet! Vaak zijn organisaties gericht op het externe verhaal, terwijl het zo belangrijk is om je medewerkers mee te nemen in het proces. Je wilt niet dat je beste mensen weglopen omdat ze niet weten waar het bedrijf naar toe gaat. Betrek ze op tijd en leg hen uit wat de fusie of overname voor hen betekent.”
In de praktijk
De fusie van Tele2 en T-Mobile is een mooi voorbeeld van een geslaagde fusie. Sophia vertelt: “We bedachten destijds de Promises campagne met beloftes richting alle mogelijke stakeholders. We brachten alle voordelen van de fusie bij elkaar voor consumenten en bedrijven. De campagne werd door de Europese Commissie ”gamechanger” in het proces genoemd.”
”We begeleiden op het moment een bedrijf dat wordt overgenomen door een Amerikaans concern. Wij ondersteunen de Nederlandse partij met interne en externe communicatie en zijn aanspreekpunt voor de Amerikanen. Die typisch Nederlandse processen zijn nieuw, dus wij kunnen adviseren over de te volgen route en volgorde,” vult Marjoleine aan.
Voorbereiding is key
Wij hebben bij Bijl PR vaker met dit ‘bijltje’ gehakt. We snappen de procedures die hiermee gemoeid zijn, kennen het hele umfeld aan stakeholders en de gevoeligheden voor bedrijven. Beursgenoteerd of niet. We begeleiden regelmatig bedrijven die een fusie aangaan, worden overgenomen of zelf een overname doen. Marjoleine zegt: “Ik merk in dit soort trajecten altijd dat bedrijven blij zijn met die ervaring. Zij doen het meestal voor de eerste keer en wij hebben het vaker gedaan. We kijken dan echt met een brede communicatieblik naar dit soort dossiers en kunnen directies ontzorgen. Dat wordt als zeer waardevol gezien.”
Dus, ons antwoord op de vraag of adequate communicatie helpt bij het soepel verlopen van een fusie of overname, is volmondig ja.