Gemeente Rotterdam innoveert met videobellen tijdens pandemie

Je kent het vast wel, een nummertje trekken bij het gemeentehuis om vervolgens plaats te nemen aan de houten balie om belangrijke zaken te regelen. Van de geboorteaangifte van kinderen en koppels die in ondertrouw gaan tot advies over leningen voor ondernemers, de ambtenaren achter de houten balie ondersteunen inwoners op allerlei manieren. Door een nieuwe innovatie van de gemeente Rotterdam is dat niet langer meer nodig. De gemeente introduceert als eerste gemeente in Nederland: de Digitale Balie. Aan Bijl PR de taak om Rotterdammers te informeren over de mogelijkheid om online belangrijke zaken te regelen.

Van verhuizingen tot parkeervergunningen, veel zaken kunnen al lange tijd online geregeld worden bij de gemeente Rotterdam. In maart 2020, direct na de aankondiging van de eerste (intelligente) lockdown, had de gemeente behoefte om online in contact te blijven met haar inwoners. Een veilig en makkelijk videobelsysteem dat voor iedereen toegankelijk is, bleek de oplossing. Na een verkenning en ontwikkeling van een eigen videobelsysteem, konden de eerste gesprekken in mei 2020 gevoerd worden. En dat was een groot succes. Intussen is het mogelijk om onder andere in ondertrouw te gaan of geboorteaangifte te doen, kunnen burgers zich aan de hand van DigiD identificeren en documenten ondertekenen én is het mogelijk om via IDEAL betalingen te doen. De Gemeente Rotterdam is in mei 2021 zelfs beloond voor deze bijzondere ontwikkeling. De gemeente won de Gemeentedelers Award 2021 in de categorie Actualiteit.

Gebruikersverhalen

Sinds vorig jaar ondersteunt Bijl PR, in samenwerking met Vuurrood, de Gemeente Rotterdam op het gebied van communicatie rondom de Digitale Balie. Het doel was en is om zoveel mogelijk Rotterdammers te informeren en uit te leggen wat deze ontwikkeling inhoudt. We hebben onder meer gewerkt aan een handleiding, een webpagina met tips en vragen en een media aanpak rondom de Gemeentedelers award. Maar we zijn voornamelijk op zoek gegaan naar gebruikersverhalen.

Zo hebben we interviews gedaan met medewerkers van de gemeente over hoe het voor hen is om burgers op afstand te kunnen helpen én hoe fijn Rotterdammers het vinden om hun belangrijke zaken vanuit een vertrouwde omgeving te regelen. Een van deze zaken is bijvoorbeeld de geboorteaangifte. Samen met onze filmmaker Danny Deelen hebben wij een video geproduceerd waarin een gebruiker en een medewerker van de gemeente vertellen over hun ervaring met het doen van online geboorteaangifte bij de Digitale Balie. Door deze innovatie was het mogelijk om als gezin samen aangifte te doen in het ziekenhuis en hoefde de kersverse vader niet alleen naar het gemeentehuis. Voor het gezin een bijzonder moment dat dankzij de Digitale Balie nog veel intiemer voelde.

Tevreden gebruikers

Er zijn al ruim 8.000 gesprekken gevoerd met Rotterdammers en zij geven aan heel tevreden te zijn. Het online contact is vaak nog persoonlijker dan een fysieke afspraak, onder andere doordat burgers in een vertrouwde en veilige omgeving met de ambtenaren in gesprek kunnen.

Kees de Jong, Communicatie Adviseur bij de gemeente Rotterdam: “Bijl PR heeft vanaf het eerste moment goed meegedacht met ons. We hebben gezamenlijk een sterk verhaal naar buiten gebracht en mooie middelen gecreëerd. Er is een stevig fundament neergelegd voor de verdere ontwikkeling van de Digitale Balie.”

Lizanne van Berghem, junior adviseur bij Bijl PR en coördinator voor het project: “Het is ontzettend leuk om te zien hoe enthousiast de gemeente is over de Digitale Balie, dat werkt aanstekelijk. Ik vind het bijzonder om te zien dat er al zoveel Rotterdammers gebruik maken van de Digitale Balie én zich daar ook nog eens heel prettig bij voelen. Ik kijk uit naar de nieuwe ontwikkelingen, want er komt nog veel moois aan.”