“Goedemiddag, ik zou graag iemand uit uw organisatie spreken over… Graag binnen nu en een half uur”.

Voor sommige pr-managers en woordvoerders zijn dit soort vragen dagelijkse kost. Maar voor veel organisaties komt zo’n telefoontje onverwacht en kan het, afhankelijk van het onderwerp, spannend zijn. Toch is het niet altijd toevallig als een journalist belt. Het is vaak het resultaat van een organisatie die zichtbaar en bereikbaar is én een duidelijk persbeleid heeft. Sterker nog: zie mediavragen vooral als kans en niet als dreiging. Het is het uitgelezen moment om jouw verhaal te vertellen, in goede en in slechte tijden. Melvin Voskuijl, adviseur bij Bijl PR, deelt meer over onze aanpak.

Een goede reactie op een mediavraag begint niet pas op het moment dat de telefoon gaat. Die begint veel eerder. Met heldere afspraken over woordvoering, duidelijke kernboodschappen en een scherpe communicatiestrategie. Bruikbaar wanneer de actualiteit daarom vraagt óf op met moment dat je proactief zelf de media zoekt. 

Een sterke basis

Daarvoor is één ding van groot belang: de basis. Die moet staan als een huis. Daaronder verstaan wij meedenken over (pro)actief persbeleid, duidelijke en scherp geformuleerde kernboodschappen en Q&A’s, en het voorbereiden van woordvoerders in mediatraining(en). Ook onderhouden we contacten met journalisten om op de hoogte te blijven van onderwerpen waar vanuit redacties vraag naar is. Het onderhouden van contact met media is belangrijk, omdat zij een belangrijke schakel vormen tussen organisaties en het brede publiek. Tot slot kan het bijhouden en monitoren van de actualiteit niet ontbreken: wat speelt er en welk sentiment zien we?

Met deze basis ben je voorbereid wanneer er een persvraag komt.  Om overzicht te bewaren, houden we alle vragen van media bij in een logboek. Dat helpt ons aan een sterk netwerk van journalisten. Daarnaast zijn terugkerende vragen vaak een indicatie voor welke thema’s kansrijk zijn bij benadering van media. Kortom: er gaat nogal wat voorbereiding zitten in een belletje van een journalist.

Met elkaar stellen we alles in werking om boven op het nieuws én de persvragen te zitten. Zo zorgen we ervoor dat een reactie niet alleen kloppend en snel is, maar vooral bijdraagt aan het bouwen of versterken van de reputatie van de klant. Want wanneer je je openstelt voor vragen uit de maatschappij en deze beantwoordt, draagt dat bij aan het creëren van vertrouwen, sympathie en geloofwaardigheid. Zowel bij de ‘gewone’ Nederlander, als bij de media.

Vier tips voor een sterk persbeleid

Ben jij graag voorbereid op scherpe vragen van journalisten? Deze vier tips vormen de perfecte basis:

• Bepaal vooraf je kernboodschappen. Zo weet je wat je wilt vertellen, ook als de druk hoog is. Hou bij elk mediaoptreden vast aan deze kernboodschap.

• Maak afspraken over woordvoering. Zorg dat duidelijk is wie reageert bij welk onderwerp en hoe besluiten worden genomen.

• Bereid verschillende scenario’s voor. Denk na over veelgestelde vragen en mogelijke gevoelige onderwerpen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

• Zie media als gesprekspartner. Een goede relatie met journalisten helpt om verhalen zorgvuldig en evenwichtig te vertellen. Merken en media hebben elkaar nodig.

Als die telefoon uiteindelijk gaat, wil je niet eerst bedenken wat je gaat zeggen. Dan wil je met vertrouwen opnemen, omdat de basis staat als een huis. Benieuwd hoe een sterk persbeleid jouw organisatie helpt om met vertrouwen iedere persvraag te beantwoorden? We denken graag met je mee.